É frequente a necessidade de reconhecer e/ou autenticar documentos emitidos num país estrangeiro. É o caso das sentenças (de divórcio, por exemplo) procurações forenses, certidões de nascimento, certidões de casamento, certidões de óbito, entre outros.
A lei portuguesa recorria aos corpos diplomáticos ou consulares, estabelecendo que deveriam ser estas entidades a legalizar os atos públicos lavrados no país estrangeiro onde se encontravam baseados. Este processo, porém, mostra-se muitas vezes demorado e oneroso, considerando, entre outras limitações, que nem sempre as entidades diplomáticas ou consulares estão presentes num determinado território.
A fim de facilitar a legalização de documentos respeitantes a atos públicos lavrados no estrangeiro, adotou-se, sob a égide da Conferência de Haia de Direito Internacional Privado, a Convenção relativa à Supressão da Exigência da Legalização dos Atos Públicos Estrangeiros, de 5 de outubro de 1961. Nesta Convenção, vulgarmente conhecida apenas por Apostila ou Apostila de Haia, são partes 120 países, entre eles Portugal.
O que é a Apostila?
A Apostila é um certificado, emitido por um Estado Contratante da Convenção de Haia de 1961, a fim de atestar a autenticidade de ato público, emitido por esse mesmo Estado.
Através da Apostila, o Estado Contratante reconhece e atesta a assinatura e a qualidade em que o signatário do ato público atuou e, sendo caso disso, a autenticidade do respetivo selo ou carimbo – não certifica, contudo, o conteúdo do ato, certificando única e exclusivamente a sua autenticidade.
As Apostilas apenas podem ser emitidas por um país parte signatária da Convenção e para serem utilizadas num outro país também parte signatária da Convenção.
Há ainda que ter em conta que, sempre que entre dois ou mais Estados contratantes exista um tratado, convenção ou acordo contendo disposições especiais, que façam depender o reconhecimento da assinatura, do selo ou do carimbo do cumprimento de formalidades menos exigentes que a Apostilha, não se aplicará a Convenção.
É o caso, por exemplo, de certas decisões judiciais ou administrativas proferidas por Estados Membros da União Europeia, que são diretamente reconhecidas noutro Estado Membro sem necessidade de Apostilha, mediante a passagem de certidão especial prevista em Regulamentos Europeus.
Sintetizando, só será possível apostilar um documento se se verificarem os seguintes requisitos cumulativos:
- O documento diz respeito a ato público, nos termos do art. 1.º da Convenção de Haia sobre a Apostila;
- O Estado onde o ato público foi lavrado é parte naquela Convenção;
- O documento destina-se a ser utilizado em país estrangeiro, igualmente parte naquela Convenção;
- A utilização do documento no ordenamento estrangeiro depende daquela certificação, não se prevendo noutro tratado, convenção ou acordo outras formalidades para o efeito.
Que documentos podem ser apostilados?
Como se referiu, podem ser apostilados atos públicos. São atos públicos, nos termos do art. 1.º da Convenção de Haia sobre a Apostila:
a) Os documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário dependentes de qualquer jurisdição do Estado – por exemplo, os atos emitidos por tribunais ou conservatórias;
b) Os documentos administrativos – por exemplo, os estabelecimentos públicos de ensino, câmaras municipais, juntas de freguesia, e entidades públicas em geral;
c) Os atos notariais – ou seja, qualquer ato praticado por Notário Público;
d) As declarações oficiais, tais como menções de registo, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada – nomeadamente, atos de reconhecimento/certificação/autenticação efetuados por advogados e solicitadores.
Onde e como posso obter um documento apostilado?
Em Portugal, as autoridades competentes para efeitos de emissão ou verificação de Apostilas são o Procurador-Geral da República e, por delegação, os Procuradores-Gerais Distritais do Porto, Coimbra e Évora, bem como os Procuradores-Gerais-Adjuntos colocados junto dos Representantes para as Regiões Autónomas da Madeira e dos Açores. Atualmente, é ainda possível requerer a emissão de apostila junto do Tribunal da Relação de Guimarães.
A Apostila pode ser requerida pelo interessado (requerente) ou por qualquer outro portador do ato público (apresentante), podendo fazê-lo presencialmente, ou por via postal. Para o efeito, é necessário proceder ao preenchimento de formulário, disponível nos serviços e online, na página do Ministério Público.
Quanto custa obter um documento apostilado?
Em Portugal, pela emissão ou verificação de Apostila é cobrada a importância de um décimo de unidade de conta (UC), equivalente a 10,20€. Contudo, beneficiam de gratuitidade os indivíduos que provem a sua insuficiência económica, através de documento emitido pela competente autoridade administrativa ou de declaração passada por instituição pública de assistência social.